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Gerente de Compras y Facilidades
Resumen General
Responsable de gerenciar la función de compras de la compañía (Wapa TV) que incluye la adquisición de bienes y servicios, y manejo de suplidores. Encargada de manejar la flota de vehículos (WAPA TV y WKAQ Radio) y mantenerla operativa y segura mediante la ejecución eficiente del mantenimiento preventivo y reactivo. Manejo de reclamaciones y reparaciones emergentes de los vehículos. Encargada de la planta física de Wapa TV manejando mantenimiento, reparaciones y remodelaciones.
Responsabilidades, Deberes y Tareas Esenciales
El deber primordial de la persona que ocupa esta plaza consiste en la ejecución de las siguientes tareas de acuerdo con las políticas, directrices y procedimientos de la Compañía:
Procedimiento de Compras
- Administrar la función de compras de la compañía.
- Desarrollar e implementar instrucciones, políticas y procedimientos de gestión de compras y contratos.
- Responsable del proceso de órdenes de compra de la Compañía (Wapa y WKAQ radio).
- Mantener excelente comunicación con los departamentos y proveer actualizaciones sobre sus requisiciones de compra, según sea necesario.
- Contactar varios suplidores por requisición para recibir cotizaciones y términos de venta, asegurando la empresa obtiene los mejores precios y términos, siempre que sea posible.
- Buscar proveedores confiables para proporcionar productos de calidad a precios razonables.
- Trabajar con los suplidores para mantener/mejorar los servicios.
- Mantener comunicación y dar seguimiento a los suplidores locales e internacionales sobre las órdenes de compra realizadas.
- Asegurar que las áreas le proporcionen las especificaciones necesarias para la adquisición de equipos, productos o materiales.
- Resolver quejas de proveedores o contratistas y reclamos contra proveedores.
- Identificar áreas de oportunidad para aumentar productividad.
- Realizar reportes mensuales sobre las requisiciones realizadas por departamento.
- Representar a la compañía en la negociación de contratos y formulación de políticas con los suplidores.
- Examinar los procedimientos u oportunidades existentes para mejorar y satisfacer las necesidades de los departamentos.
- Identificar oportunidades para reducción de costos.
- Manejo de cuenta corporativa de celulares (172 unidades)
Manejo de Flota
- Mantener una flota segura y operativa mediante la ejecución eficiente del mantenimiento programado y preventivo.
- Coordinar el uso de flota según la necesidad de los departamentos.
- Mantener un registro organizado sobre la asignación de los vehículos
- Realizar análisis y reportes sobre los costos de la flota y hacer recomendaciones para reducir los mismos.
- Hacer recomendaciones de unidades de flota que ameritan reemplazo
- Manejar la disposición de vehículos que se retiren de la flota.
- Supervisar y garantizar que la flota se mantiene de acuerdo con las normas establecidas.
- Velar que las políticas y prácticas de la flota se sigan adecuadamente.
- Planificar, dirigir y monitorear programas de mantenimiento preventivo y reparación para todos los vehículos de la compañía.
- Mantener comunicación con los departamentos sobre la utilización de la flota dentro y fuera del canal.
- Gestionar las licencias, marbetes y sellos de AutoExpresso de los vehículos oficiales del canal.
- Responsable de informar al seguro nuevos vehículos, vehículos temporeros o vehículos retirados para añadir o eliminar de la póliza según sea necesario.
- Manejar con el seguro las reclamaciones de accidentes y daños relacionados a la flota de vehículos.
- Tarjetas Gasolina – manejo de la cuenta corporativa
- Manejar y supervisar servicio de lavado de autos, mantener lista actualizada de las unidades a las que se les da servicio y el contrato
Facilidades
- A cargo de coordinar agenda de reparaciones y mantenimiento preventivo a la infraestructura de la compañía (Wapa TV).
- Manejar el presupuesto relacionado a planta física.
- Responsable de las compras y ejecución de los proyectos de reparación, mantenimiento o remodelación.
- Responsable de la ejecución y el manejo de remodelaciones de oficinas de la compañía (Wapa TV) en coordinación con el Presidente y Recursos Humanos.
- Fungir como Gerente de Proyecto de las obras de remodelación y construcción al edificio (Wapa TV), interactuando con los diferentes departamentos envueltos ( IT, Ingeniería) y mantener un calendario de las tareas del proyecto de principio a fin. Dar seguimiento a cada área para que cumplan con sus tareas y evitar retrasos inesperados en el proyecto.
- Comunicar progreso de los proyectos a su supervisor, el Presidente y departamentos impactados. Supervisión y monitoreo de áreas verdes, contenedores de basura, fumigación, mantenimiento, limpieza, compra de suministros de oficina, vending machines, fuentes de agua, entre otros. Incluye manejo de suplidores.
- Encargada de entregar materiales de oficina solicitados por los departamentos
- Supervisión de empleados.
- Supervisión del almacén de materiales de oficina y limpieza y los archivos (dead files).
- Cualquier otra tarea y/o responsabilidad requerida por su supervisor para el funcionamiento efectivo del Departamento.
Requisitos del Puesto
Para desempeñarse con éxito en este puesto, la persona debe poder realizar cada tarea a cabalidad. Los requisitos descritos a continuación son representativos del conocimiento, destrezas y habilidades requeridas. Acomodo razonable puede ser facilitado para que personas con impedimentos puedan desempeñar dichas funciones.
- Bachillerato en Administración de empresas o área relacionada.
- Experiencia de 5 años o más en una posición similar
- Conocimiento en la administración de flota.
- Destrezas de negociación y manejo de relaciones
- Experiencia comprobable en manejo y coordinación de proyectos de Infraestructura.
- Conocimiento de las regulaciones federales, del estado y locales, OSHA, Departamento de Transportación, entre otros.
- Excelentes destrezas de comunicación orales, escritas y de interpretación para los idiomas español e inglés
- Experiencia trabajando con un sistema de compras como SAP, Concur o similar.
- Dominio de MS Office (Excel, Power Point, Word y Outlook)
- Pensamiento analítico y crítico
- Experiencia en, análisis de costos, y preparación de reportes
- Buen manejo del tiempo con capacidad para manejar múltiples tareas
- Destrezas para mantener buenas relaciones interpersonales.
- Habilidad para priorizar tareas.
Demandas Físicas:
Las demandas físicas aquí descritas son representativas de aquellas necesarias para cumplir exitosamente con las tareas esenciales del puesto. Se ofrecerá acomodo razonable a aquel empleado que lo necesite según las políticas del Departamento de Recursos Humanos.
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