HRIS Specialist

En Ballester Hermanos Inc. (BHI), creemos que nuestra gente es el corazón de todo lo que hacemos.

Siempre estamos en busca de personas apasionadas y proactivas para unirse a nuestro equipo. En cada rol, no solo contribuirás a las operaciones, sino que también ayudarás a dar forma a la experiencia del empleado y del cliente, empoderarás a quienes te rodean y darás vida a nuestra cultura orientada al servicio. Serás un conector, un solucionador de problemas y un socio de confianza para impulsar nuestra misión.

En BHI, cada día comienza con un propósito claro: servir con excelencia, pasión y compromiso.  No solo distribuimos productos: entregamos calidad, confianza y bienestar a miles de familias. Cada decisión, cada tarea, cada entrega —desde nuestras oficinas hasta nuestros almacenes y rutas— refleja nuestro profundo compromiso con el cuidado, el respeto y la excelencia que nuestros consumidores merecen.

REQUISITOS BÁSICOS

• Bachillerato en Recursos Humanos, Administración de Empresas, Sistemas de Información, Tecnología o disciplina relacionada.
• Mínimo de tres (3) años de experiencia en administración de sistemas de información de Recursos Humanos (HRIS), análisis de datos, soporte de plataformas tecnológicas o funciones relacionadas; o combinación equivalente de educación y experiencia.
• Experiencia en el manejo y administración funcional de Workday, preferiblemente en módulos como Core HCM, Recruiting, Compensation, Talent, Performance y Absence, según aplique.
• Conocimiento de otras plataformas de Recursos Humanos, tales como UKG/Kronos, ADP, JD Edwards u otras.
• Conocimiento de procesos funcionales de Recursos Humanos, incluyendo administración de empleados, estructuras organizacionales, reclutamiento, compensación, desempeño, beneficios y manejo de tiempo y asistencia.
• Experiencia en generación de reportes, análisis de datos y manejo de herramientas como Microsoft Excel, Power BI u otras plataformas de análisis.
• Conocimiento de controles de acceso, confidencialidad, seguridad de información e integridad de datos.
• Dominio del español e inglés, oral y escrito.
• Dominio de Microsoft Office, particularmente Excel y PowerPoint.
• Excelentes destrezas de comunicación, análisis, solución de problemas, organización y establecimiento de prioridades.
• Capacidad para manejar múltiples solicitudes y proyectos simultáneamente, manteniendo altos estándares de precisión, calidad y cumplimiento.

RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

Administración de Workday y plataformas electrónicas de Recursos Humanos

• Administrar funcionalmente Workday y las demás plataformas electrónicas utilizadas por Recursos Humanos, asegurando su funcionamiento, mantenimiento y utilización efectiva.
• Actuar como punto principal de contacto y recurso de referencia para consultas, incidentes, requerimientos y oportunidades de mejora relacionadas con los sistemas de Recursos Humanos.
• Mantener y actualizar información, estructuras organizacionales, posiciones, perfiles de empleados, procesos y configuraciones funcionales, conforme a los niveles de acceso y autorizaciones establecidos.
• Administrar y monitorear accesos, roles y permisos de usuarios, en coordinación con IT y conforme a las políticas de seguridad de información.
• Apoyar la configuración, mantenimiento y optimización de módulos, flujos de trabajo (workflows), procesos de negocio (Business Processes) y funcionalidades de Workday.
• Monitorear las transacciones y procesos del sistema para identificar errores, inconsistencias, retrasos o interrupciones, y coordinar su resolución.
• Brindar soporte funcional a empleados, líderes y miembros del equipo de Recursos Humanos.
• Coordinar con IT, proveedores y equipos de soporte la atención y resolución de incidentes técnicos, integraciones y requerimientos de mantenimiento.
• Participar en pruebas funcionales, validaciones e implementaciones relacionadas con actualizaciones, nuevas funcionalidades y cambios en los sistemas.
• Mantener documentación actualizada sobre configuraciones, procedimientos, controles y procesos de las plataformas bajo su responsabilidad.

Integridad de datos, controles y cumplimiento

• Asegurar la calidad, integridad, consistencia y confiabilidad de la información administrada en Workday y las demás plataformas de Recursos Humanos.
• Ejecutar auditorías periódicas para identificar registros incompletos, duplicados, inconsistencias y desviaciones en los datos.
• Desarrollar y mantener controles de validación para asegurar la precisión de la información relacionada con empleados, posiciones, estructuras organizacionales, compensación, movimientos de personal y otros procesos.
• Identificar y gestionar la corrección de discrepancias de información, en coordinación con los responsables de cada proceso.
• Monitorear el cumplimiento de los procedimientos de entrada, actualización y mantenimiento de datos.
• Asegurar el manejo confidencial de la información y el cumplimiento de las políticas corporativas de privacidad, seguridad y retención de datos.
• Apoyar auditorías internas y externas mediante la preparación de información, evidencias y reportes relacionados con los sistemas de Recursos Humanos.
• Identificar riesgos asociados con la integridad de los datos, controles de acceso y procesos electrónicos, recomendando e implementando acciones correctivas dentro de su ámbito de responsabilidad.

Reportes, análisis de datos e indicadores de Recursos Humanos

• Desarrollar, mantener y optimizar reportes, dashboards e indicadores de gestión de Recursos Humanos utilizando Workday, Excel, Power BI y otras herramientas disponibles.
• Preparar análisis periódicos y reportes especiales relacionados con headcount, presupuesto de posiciones, rotación, reclutamiento, compensación, ausentismo, horas extras, desempeño y otros indicadores del departamento.
• Validar la precisión, consistencia y actualización de la información antes de su distribución.
• Identificar tendencias, desviaciones y oportunidades de mejora mediante el análisis de datos.
• Colaborar con los HR Business Partners y líderes funcionales para identificar necesidades de información y desarrollar reportes que faciliten la toma de decisiones.
• Promover la automatización y estandarización de reportes para reducir tareas manuales y mejorar la disponibilidad de información.
• Mantener controles y documentación sobre las fuentes de información, definiciones de indicadores y criterios utilizados en los reportes.

Optimización, automatización y mejora continua de procesos

• Evaluar continuamente los procesos y herramientas tecnológicas de Recursos Humanos para identificar oportunidades de simplificación, automatización y mejora.
• Traducir las necesidades del negocio y de los usuarios en requerimientos funcionales y técnicos claros para el desarrollo o modificación de soluciones tecnológicas.
• Colaborar con IT, Ingeniería y otras áreas en el diseño, documentación, evaluación e implementación de mejoras en procesos y plataformas electrónicas.
• Identificar oportunidades para eliminar procesos manuales, reducir duplicidad de información y mejorar la eficiencia operacional.
• Evaluar nuevas funcionalidades de Workday y otras soluciones tecnológicas que puedan aportar valor a los procesos de Recursos Humanos.
• Explorar, recomendar y apoyar la integración de herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y automatización para optimizar procesos, conforme a las políticas corporativas de seguridad y confidencialidad.
• Desarrollar y mantener procedimientos, guías de usuario, flujos de trabajo y documentación de los procesos tecnológicos bajo su responsabilidad.
• Monitorear los resultados de las mejoras implementadas y recomendar ajustes cuando sea necesario.

Implementación y apoyo a proyectos tecnológicos de Recursos Humanos

• Participar en proyectos de implementación, actualización, integración y optimización de sistemas y plataformas de Recursos Humanos.
• Coordinar las actividades y entregables asignados, asegurando el cumplimiento de fechas y estándares de calidad establecidos.
• Colaborar en la identificación de requerimientos, riesgos, dependencias y necesidades de los usuarios.
• Preparar documentación funcional, planes de prueba y evidencias de validación de las soluciones implementadas.
• Coordinar y ejecutar pruebas de aceptación de usuarios (UAT), documentando resultados, incidentes y acciones correctivas.
• Dar seguimiento a los incidentes y requerimientos identificados durante implementaciones y actualizaciones.
• Preparar informes de progreso y comunicar oportunamente el estatus de las actividades asignadas.
• Apoyar la evaluación de proveedores, herramientas y soluciones tecnológicas relacionadas con Recursos Humanos, según sea requerido.

Capacitación, soporte y experiencia del usuario

• Desarrollar y ofrecer capacitaciones a empleados, líderes y miembros del equipo de Recursos Humanos sobre el uso efectivo de Workday y otras plataformas electrónicas.
• Preparar materiales de referencia, manuales, instrucciones y guías de usuario.
• Atender consultas e incidentes funcionales, procurando una resolución oportuna y una experiencia positiva para los usuarios.
• Identificar necesidades recurrentes de capacitación y desarrollar iniciativas para fortalecer el conocimiento y la autonomía de los usuarios.
• Promover la adopción de nuevas funcionalidades, herramientas y procesos electrónicos.
• Recopilar retroalimentación de los usuarios para identificar oportunidades de mejora en los sistemas y procesos.

Otras responsabilidades

• Participar en iniciativas de cumplimiento, auditorías y proyectos organizacionales, incluyendo BRCGS, cuando las responsabilidades asignadas estén relacionadas con sistemas, información, controles o procesos de Recursos Humanos.
• Colaborar con el equipo de Recursos Humanos en proyectos especiales e iniciativas de mejora continua.
• Realizar otras funciones relacionadas con la naturaleza del puesto, según sean asignadas por su supervisor inmediato.

COMPETENCIAS CLAVES

• Pensamiento analítico y orientación a resultados.
• Atención al detalle y precisión en el manejo de información.
• Conocimiento funcional de sistemas y procesos de Recursos Humanos.
• Solución de problemas y pensamiento crítico.
• Orientación al servicio y experiencia del usuario.
• Comunicación efectiva y colaboración interdepartamental.
• Organización, planificación y manejo de prioridades.
• Adaptabilidad tecnológica y aprendizaje continuo.
• Iniciativa, innovación y mejora continua.
• Confidencialidad, ética profesional y cumplimiento.

REQUISITOS FÍSICOS Y AMBIENTE DE TRABAJO

Al desempeñar las funciones de este puesto, se requiere que el/la empleado(a) pueda realizar las siguientes actividades, con o sin acomodo razonable:

Requisitos físicos:

• Sentarse, estar de pie, caminar y desplazarse regularmente entre oficina, almacén y áreas operacionales.

• Recorrer con frecuencia entornos de almacén e instalaciones, incluyendo caminar sobre pisos de concreto y desplazarse por espacios operacionales activos.

• Manejar documentación, sistemas y equipo de oficina mediante el uso de manos y brazos; ocasionalmente, doblarse y alcanzar materiales al realizar estas tareas, con o sin acomodo razonable.

• Manejar materiales livianos relacionados con las tareas administrativas, como archivos, carpetas, computadoras portátiles o suministros de oficina, mediante acciones de levantar, empujar, halar o cargar, con o sin acomodo razonable. Los materiales que se levantan o cargan generalmente pesan hasta 20 libras.
• Utilizar pantallas de computadora y consultar informes y documentación en formato físico o electrónico para administrar sistemas de Recursos Humanos, analizar datos y dar seguimiento a solicitudes, expedientes y procesos, con o sin acomodo razonable.

• Comunicarse clara y eficazmente, de forma verbal y escrita, con empleados(as), líderes, proveedores y socios externos en inglés y español.

• Usar equipo de protección personal (EPP) según sea requerido al entrar a áreas operacionales, de almacén o de facilidades designadas.

Ambiente de trabajo:

• El puesto combina trabajo de oficina con presencia regular en almacenes y áreas operacionales. En estos entornos, brinda apoyo a empleados y supervisores en asuntos relacionados con los sistemas, proyectos y procesos de Recursos Humanos.
• Las áreas de trabajo pueden incluir exposición a niveles moderados de ruido, equipos en movimiento como montacargas y patines hidráulicos, y tráfico operacional activo.
• Durante las visitas a las áreas operacionales, puede ocurrir exposición ocasional a áreas de temperatura controlada o refrigeradas, según lo requieran las gestiones de Recursos Humanos.
• El puesto requiere cumplir con todas las políticas de salud ocupacional, seguridad, inocuidad de alimentos, calidad y seguridad física, y participar en los programas de capacitación requeridos.
• Se espera vestimenta profesional de negocios al representar al departamento interna y externamente, usando vestimenta de seguridad apropiada en áreas operacionales.
• El puesto requiere la capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno operacional dinámico, ejerciendo buen criterio, discreción, confidencialidad y conducta profesional.