EXECUTIVE SECRETARY

Título del Puesto: Executive Secretary 

Compañía: Universal Group, Inc.

Departamento: TQM Team - Group 

Supervisado por: Vice President - Quality

Clasificación: No-exento 

Descripción general del puesto:

Apoya el departamento de Calidad en tareas administrativas y clericales a través del desempeño de las siguientes responsabilidades. 

Deberes y responsabilidades esenciales:

Encargada de verificar formas y solicitudes de las áreas, asegurando lleguen sin errores.

Administra y mantiene la agenda de la Vicepresidente en cuanto a la coordinación de reuniones.

Convierte formas, formularios o documentos en PDF y PDF Template.

Atiende y dirige todas las llamadas telefónicas o visitas y se asegura de tramitarlas adecuadamente.

Genera cartas, memorandos e informes relacionados a las actividades de su unidad. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento.

Publica los procedimientos, manuales de instrucciones, guías a los empleados, según sean identificados por el Supervisor del área. Prepara un inventario de los documentos publicados.

Asigna usuario en QDM y coordina y ofrece orientación del sistema QDM.

Recibe y canaliza toda la correspondencia que llega al Departamento.

Mantiene en inventario las versiones actualizadas de las formas, formularios y solicitudes de la empresa.

Trabaja correspondencia devuelta de asegurados y productores, se comunica con ellos, valida dirección correcta, corrige en el programa correspondiente, indexa y reenvía la misma.

Mantiene y custodia los expedientes de documentos de la unidad.

Coordina reuniones con personal interno y externo de la empresa.

Ofrece apoyo en todo lo relacionado a la preparación y envío de las promociones de proyectos relacionados al Departamento. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento.

Lleva registro de la promoción enviada.

Asiste y participa, según sea requerido, en proyectos del Departamento y ofrece seguimiento hasta verlos terminados en el tiempo solicitado. 

Trabaja proyectos Kaizen, según sea asignado.

Participa de tareas y/o proyectos especiales, según solicitado. 

Información suplementaria:

Esta descripción de deberes ha sido preparada para indicar la naturaleza general y nivel de trabajo que desempeñan los empleados dentro de su clasificación. Esta descripción no es ni puede ser interpretada como inventario de todas las tareas, deberes, responsabilidades y calificaciones requeridas a los empleados asignados al puesto.

Educación y/o experiencia:

Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o área relacionada con un mínimo de tres (3) años de experiencia o una combinación de educación y experiencia equivalente.

Amplio conocimiento de Word y Adobe. Conocimiento básico en Excel, PowerPoint y programa de Calidad Total.

Amplio conocimiento en el manejo de sistemas de computadora y manejo del teclado. 

Capacidad de manejar altos volúmenes de trabajo y cumplir fechas establecidas. Manejo de varias tareas simultáneamente estableciendo prioridades. 

Capacidad de trabajo en equipo y colaboración con otros. 

Excelentes destrezas interpersonales, servicio y manejo de público. 

Conocimientos básicos en técnicas de calidad.

Capacidad para redactar, coordinar, analizar, copiar, editar, leer, organizar, interpretar, seleccionar, calcular, catalogar, clasificar, documentar, planificar, instruir y evaluar.

Licencias y/o certificaciones:

No se requiere licencias y/o certificaciones para ejercer las funciones antes expuestas. Sin embargo, para la ejecución óptima de sus funciones se podrían requerir licencias o certificaciones adicionales relacionadas al puesto.

Idioma:

Dominio del idioma español e inglés tanto oral como escrito.