Auxiliar de Documentação

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PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação. 

• Executar atividades de arquivo técnico.

• Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico.

• Preparar documentação para Guarda externa.

• Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle.

• Estruturar arquivo técnico;

• Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;

• Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;

• Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;

• Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela Petrobras;

• Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades Petrobras;

• Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;

• Digitalizar documentos por demandas pontuais

• Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;

• Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da Petrobras;

• Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;

• Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;

• Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;

• Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;

• Conferência da documentação recebida;

• Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);

• Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;

• Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;

• Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;

• Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Requisitos

Ensino médio completo. 

Certificação não requerido. 

Experiência desejável: 05 anos em Atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental. 

Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento  Eletrônico de Documentos (GED); Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.

Benefícios

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Seguro de Vida

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

WellHub Gympass