Team Assistant

• Two to four years of clerical, or medical administrative experience preferred.
• High School diploma.
• Basic computer skills.
• High degree of organization skills and ability to multi-task.
• Effective interpersonal and communication skills both oral and written.
• Demonstrated knowledge of appropriate skills for communicating in particular by phone with individuals of all ages.
• Reliable transportation or vehicle with valid Texas Driver’s license and Liability Insurance to drive for agency directed activity.

• Assemble all charts and initiate chart audit.
• Perform 100% Admission Chart audit.
• Maintain accurate and current medical record for each patient.
• Maintain accurate and current patient database.
• Arranges for DME delivery after nurse has generated an order, arranges for DME pickup.
• Functions within Allscripts (electronic medical record) system to include charting, running orders, entering patient related data.
• Inputs deaths, transfers and revocations into Allscripts.
• Prepares order run on all new admits on daily basis and for supplemental orders.
• Inputs signed orders and recerts into Allscripts after physician has signed them.
• Prepares admit charts.
• Breaks down death charts.
• Assist with closed chart audits.
• Responds to calls from patients/families and others, documents and reports needs/concerns, assists in problem solving, routes calls/concerns to appropriate nurse.
• Does daily filing.
• HHA scheduling, Prepare HHA assignment sheets, assign HHA, verify accuracy of HHA assignment sheets.
• Prepare weekly HHA schedule, and notify HHA’s daily
• Monitor updating of HHA assignment sheets monthly.
• Reconcile HHA notes with time sheets.
• Maintain physician signature folder, orders requiring signature and new patient information for physician.
• Prepares for IDT on an ongoing basis-admits, deaths, transfers and recerts.
• Prepares patient chart for IPU transfers and transfer to other teams.
• Arranges ambulance transport.
• Orders office supplies.
• Provide patient information to Hospiscript and appropriate pharmacies.
• Participate in clinical team meetings, as appropriate.
• Submit Medicaid forms, 3071 & 3074 to appropriate agency/staff.
• Assist to maintain accurate and current hospice charts in LTC facilities.
• Update Case Managers re: pt conference & TILE schedule in LTCF.
• Assist with arrangements for “special procedures”.
• Complete Death/Discharge Check List.
• Perform 100% closed chart audit.
• Perform 10% Detailed Closed Chart Audit per month.
• Update assignment board.
• Maintain current “on call” list and submit to appropriate agency/staff with assistance from PCM.
• Perform billing error follow-up, as requested.
• Perform designated tracking processes.
• Assist with tracking of triplicates, as appropriate.
• Reconcile census on a daily basis.
• Participate in QA/PI activities to assure continuous quality assurance and process improvement.
• Assist in providing services that foster the organization’s mission, values, vision and goals.
• Facilitate compliance with all State and Federal Regulations.
• Attend 100% of mandatory in-service meetings.
• Participate in orientation of staff and continued education of medical students, nursing students, and other health care professionals including community as appropriate.
• Understand and adhere to organizational privacy and compliance programs.
• Maybe required to float to other teams during staffing crisis.
• Perform other duties as required.

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